Henkilötietojen käsittely
Mikäli muuta ei ole ilmoitettu, Alandia Försäkring Abp (myöhemmin Alandia) on aina vastuussa henkilötietojen turvallisesta käsittelystä. Alandia käsittelee henkilötietoja yleisen tietosuoja-asetuksen, vakuutusyhtiölain sekä muiden vakuutusalaa koskevien suositusten mukaisesti.
Henkilötietojen käsittelyssä varmistetaan hyvä tietosuoja ja henkilötietoja käsittelevät yrityksen toimihenkilöt ovat lain mukaan salassapitovelvollisuuden alaisia.
Alandia käsittelee henkilötietoja voidakseen tarjota asiakkailleen vakuutusneuvontaa. Lisäksi tietoja tarvitaan vakuutusmaksujen määrittämiseen ja niistä tiedottamiseen. Vakuutushakemusta tehtäessä asiakas luovuttaa henkilötietonsa sopimuksen solmimista ja noudattamista varten.
Korvausvaatimusten yhteydessä laki sallii henkilötietojen käsittelyn sopimuksiin, oikeudellisiin velvollisuuksiin sekä oikeudellisten vaatimusten esittämiseen tai puolustamiseen liittyen.
Korvausvaatimusten käsittelyn yhteydessä Alandia käsittelee myös henkilötietoja. Näihin tietoihin voi lukeutua informaatiota korvausta koskevassa tapahtumassa mahdollisesti loukkaantuneista sekä sen aiheuttaneista, sen nähneistä tai siihen muulla tavoin liittyvistä henkilöistä, tapahtumista ja olosuhteista. Vakuutuksesta ja vaatimuksesta riippuen Alandia voi myös joutua käsittelemään arkaluontoista tietoa.
Henkilötietojen käsittelyn laillisuus korvausvaatimusten yhteydessä liittyy sopimusten noudattamiseen, oikeudellisiin velvollisuuksiin sekä oikeudellisten vaatimusten esittämiseen ja puolustamiseen.
Tietyissä tapauksissa Alandia on velvollinen
- pitämään kirjaa asiakasvalituksista
- pitämään kirjaa poikkeustapahtumista
- toimimaan rahanpesua ja terrorismin rahoittamista vastaan.
Nämä toiminnot perustuvat Alandian lakisääteisiin velvollisuuksiin.
Alandia käsittelee henkilötietoja tiedottamisen, neuvonnan sekä tuotteiden ja palvelujen markkinoinnin yhteydessä.
Mikäli henkilötietoja käsitellään kaupallisen suhteen osana, toiminnan laillisuus perustuu Alandian lainmukaisiin intresseihin. Mikäli Alandialla ei ole kaupallista suhdetta vastaanottajaosapuoleen, toiminnan laillisuus edellyttää vastaanottajaosapuolen suostumuksen. Tällöin vastaanottajaosapuoli voi kieltää tietojensa käyttämisen markkinointiviestinnässä.
Alandia saattaa käyttää tuotteidensa ja palvelujensa kehittämisessä dataa, johon lukeutuvat Alandian kotisivujen kautta saadut henkilötiedot.
Toiminnan laillisuus perustuu Alandian lainmukaisiin intresseihin, jotka liittyvät asiakas- ja yritysanalyysien hyödyntämiseen tuotteiden ja asiakaskokemusten kehittämisessä.
Vakuutus- ja korvausasioiden käsittelyssä sekä asiakassuhteen perustamisvaiheessa henkilötiedot käsitellään Alandiassa tietosuoja-asetuksen, henkilötieto-, julkisuus-, vakuutusyhtiölain sekä alakohtaisten suositusten mukaisesti. Tämän lisäksi sovelletaan työtapaturma- ja ammattitautilakia lakisääteisten tapaturmavakuutusten käsittelyssä.
Alandia käsittelee henkilötietoja voimassaolevan lainsäädännön mukaisesti vastuuntuntoisesti ja suojaa asiakkaiden yksityisyyttä henkilötietokäsittelyn kaikissa vaiheissa. Henkilötietojen käsittelyssä varmistetaan hyvä tietojenkäsittelytapa ja henkilötiedot sisältyvät salassapitovelvollisuuteen.
Keräämme henkilötietoja vakuutuksenottajilta ja niiltä tahoilta, jotka vakuutuksenottaja on valtuuttanut luovuttamaan henkilötietoja, sekä viranomaisten virallisista rekistereistä. Henkilötietoja hankitaan muilta tahoilta ainoastaan lain nojalla. Tietoja voidaan kerätä mm. sairaaloista, hoitolaitoksista, lääkäreiltä, muista vakuutusyhtiöistä, Kansaneläkelaitoksesta, verohallinnosta, poliisilta sekä luottotietorekistereistä.
Alandialla on oikeus käyttää luottotietoja arvioitaessa myönnetäänkö hakijalle vakuutusta. Yksittäiset maksuhäiriömerkinnät eivät sellaisenaan ole este vakuutuksen myöntämiselle. Kuitenkin useat merkinnät luottotietorekisterissä saattavat estää vakuutuksen myöntämisen silloin, kun ne objektiivisesti tarkastellen antavat aihetta olettaa että asiakas tulee laiminlyömään vakuutusmaksujen maksamista. Näissä tapauksissa Alandia pyrkii yhdessä asiakkaan kanssa selvittämään edellytykset vakuutuksen myöntämiselle. Jos Alandia hylkää vakuutushakemuksen, vakuutusta hakenut saa kirjallisen päätöksen perusteluineen ja valitusosoituksen.
Tarkistamme myös tulevien vuokralaistemme luottotiedot.
Henkilötiedot mitkä kerätään rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämiseksi käsitellään ainoastaan rikoksen estämiseen, paljastamiseen ja selvittämiseen. Sovellamme voimassaolevaa rahanpesun estämisestä annettua lainsäädäntöä, jonka tavoitteena on estää rahanpesua ja terrorismin rahoittamista, edistää tällaisen toiminnan paljastamista ja tutkintaa sekä tehostaa rikoksen tuottaman hyödyn jäljittämistä ja takaisinsaantia. Lain mukaan vakuutusyhtiöillä on ilmoitusvelvollisuus. Vakuutusyhtiöllä on velvollisuus tunnistaa asiakkaansa ja ilmoittaa viranomaisille mikäli on aihetta epäillä varojen tai liiketoimessa käytetyn muun omaisuuden laillista alkuperää tai jos on aihetta epäillä, että varoja käytetään laissa tarkoitetun rikoksen tekemiseen. Samat säännöt koskevat myös mm. pankkeja.
Emme luovuta salassa pidettäviä henkilötietoja luvattomille henkilöille ellei rekisteröity henkilö ole antanut tähän lupaa tai luovutus perustuu lakiin. Pidätämme oikeuden lähettää tietoja edelleen muille konserniimme kuuluville yhtiöille ja niille yhtiöille, joiden kanssa teemme yhteistyötä asiakaspalvelu- ja markkinointitarkoituksessa.
Estämme luvattomilta henkilöiltä pääsyn asiakastietoihin mm. tarkistamalla henkilöllisyyden ja pääsyluvan tietojärjestelmiin, palomuureilla ja verkkoturvallisuudella. Paperimuotoiset asiakirjat säilytetään kulkuvalvonnalla suojatuissa tiloissa. Tarpeettomat asiakirjat tuhotaan säännöllisesti.
Jotkut Alandian palveluntarjoajat sijaitsevat EU:n tai ETA:n ulkopuolella. Nämä yhteistyötahot vastaavat siitä, että henkilötietoja käsitellään aina turvallisesti ja yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisesti.
Alandia kunnioittaa rekisteröidyn henkilön oikeuksia. Mikäli reskisteröity henkilö haluaa vaikuttaa henkilötietojensa käsittelyyn, hänen tulee ottaa yhteyttä Alandiaan. Rekisteröity henkilö voi ilmoittaa Alandialle, mitä hän haluaa tiedoilleen tehtävän ja miltä osin. Alandia vastaa rekisteröidyn henkilön ilmoitukseen kuukauden kuluessa. Mikäli henkilö ei ole saanut vastausta kuukauden kuluessa ilmoituksesta, Alandia sitoutuu antamaan perustellun selvityksen tilanteesta.
Rekisteröitynä henkilönä sinulla on oikeus tarkastaa henkilötietosi ja vaatia virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen henkilötiedon korjaamista.
Lähemmät tiedot siitä mitä henkilötietoja käsitellään ja miten Alandia käsittelee niitä ilmenevät rekisteriselosteista, joihin voit tutustua tämän sivun alalaidassa tai Alandian konttoreissa.
Rekisteriselosteista lähempää tietoa esimerkiksi käsittelyn tarkoituksesta, laillisesta perusteesta johon käsittely perustuu, tiedoista joita käsitellään, mistä henkilötiedot kerätään ja luovutetaan sekä miten kauan ne säilytetään.
Rekisteröitynä henkilönä sinulla on oikeus tietojesi poistamiseen elleivät ne ole enää tarpeelliset tarkoitukseen minkä vuoksi ne on kerätty.
Sinulle ei kuitenkaan ole oikeutta tietojesi poistamiseen jos tiedot pitää säilyttää oikeudellisen vaatimuksen tekemistä, käsittelyä tai puolustamista varten. Oikeutta tietojen poistamiseen ei myöskään ole sinä aikana kun on laillinen velvoite säilyttää henkilötietoja.
Rekisteröitynä henkilönä sinulla on oikeus rajoittaa henkilötietojesi käsittelyä tarkistaaksesi henkilötietojen oikeellisuutta tai lainmukaista käsittelyä.
Kun kyse on lakisääteisten tapaturmavakuutuksien käsittelystä ei sinulla rekisteröitynä henkilönä kuitenkaan ole oikeutta pyytää henkilötietojen käsittelyn rajoittamista jos vaatimusta voidaan katsoa ilmeisen perusteettomaksi.
Jos henkilötietojesi käsittelyä on rajoitettu niitä voidaan silti käsitellä jos olet suostunut käsittelyyn tai jos niitä tarvitaan oikeudellisen vaatimuksen tekemistä, käsittelyä tai puolustamista varten.
Rekisteröitynä henkilönä sinulla on oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä. Jos rekisteröitynä henkilönä vastustat henkilötietojesi käsittelyä henkilötietoja ei saa enää käsitellä mikä saattaa vaikuttaa vakuutus- tai korvausasiasi käsittelyyn.
Jos on olemassa lainmukainen velvoite henkilötietojen käsittelyyn sinulla ei ole oikeutta vastustaa käsittelyä. Sinulla ei myöskään ole oikeutta vastustaa käsittelyä jos henkilötietoja tarvitaan oikeudellisen vaatimuksen tekemistä, käsittelyä tai puolustamista varten.
Rekisteröitynä henkilönä sinulla on aina oikeus valittaa henkilötietojesi käsittelystä suoramarkkinointiin.
Lisänä oikeuteen tarkistaa henkilötietosi sinulla on myös oikeus saada ne henkilötiedot mitkä olet luovuttanut meille siirrettyä itsellesi.
Oikeutta saada henkilötietosi siirrettyä ei kuitenkaan ole jos henkilötietojen käsittelyä tarvitaan oikeudellisen velvoitteen suorittamiseksi.
Jos haluat käyttää lomaketta jonkun oikeuksistasi voit käyttää ”Rekisteröidyn tietosuoja-asetuksen mukaisten oikeuksien käyttöpyyntö”. Valitse minkä oikeuden haluat käyttää ja jos mahdollista kerro mitä tietoja pyyntösi koskee ja miksi haluat käyttää oikeutta.
Pyyntöäsi käsitellään ja siihen vastataan ilman viivettä ja viimeistään kuukauden sisällä siitä kun olemme vastaanottaneet pyyntösi. Jos Alandia kieltäytyy suorittamasta pyyntösi mukaisen toimenpiteen kerromme lainmukaisen syyn tähän ja liitämme mukaan ohjeet miten voit valittaa päätöksestä.
Jos henkilötietojesi käsittely on mielestäsi voimassa olevan tietosuojalainsäädännön vastaista voit kääntyä Alandian tietosuojavastaavan Lukas Hellmanin puoleen (dpo@alandia.com), tai viedä asiasi Tietosuojavaltuutetun toimistoon käsiteltäväksi. Tietosuojavaltuutetun yhteystiedot ovat: Tietosuojavaltuutetun toimisto, Ratapihantie 9, 6.kerros, 00520 Helsinki, sähköposti: tietosuoja@om.fi. www.tietosuoja.fi
Alandia pidättää itsellään oikeuden tehdä muutoksia henkilötietokäytäntöönsä, jos muutokset ovat tarpeellisia vastaamaan laillisiin tai teknisiin vaatimuksiin. Kehotamme sinua tarkistamaan henkilötietokäytännön sisältöä säännöllisesti.